Secrétariat téléphonique médical & gestion optimisée du temps d’attente

Une permanence téléphonique c’est bien, une permanence téléphonique qui répond au téléphone c’est encore mieux !

Parce que la moitié des nouveaux utilisateurs du service Accueilpro ont quitté leur ancien prestataire parcequ’il saturait le lundi matin et/ou que le temps d’attente général était insatisfaisant, parce que les patients se plaignaient de ne pouvoir le joindre, parce que nous sommes pleinement conscients que les appels perdus sont autant d’actes perdus pour nos professionnels de santé et de dégradation de son image de marque, toute notre politique d’investissement et d’organisation des ressources humaines est tournée vers le respect de notre engagement en matière de gestion du temps d’attente avec un principe de base consacré dans notre culture d’entreprise :

Votre Secrétariat téléphonique médical est assuré par un bureau à taille humaine qui gère un nombre limité d’utilisateurs.

AccueilPro est l’un des rares services de permanence téléphonique à communiquer de manière transparente sur sa gestion du temps d’attente. Dans le cadre de notre démarche qualité, nous nous engageons à mobiliser tous les moyens techniques et humains nécessaires pour assurer la prise en charge de votre accueil téléphonique médical dans les meilleures conditions.

Notre support a développé des outils d’analyse en temps réel des flux d’appels, intégrés à nos standards, qui nous permettent d’organiser rigoureusement nos ressources humaines. Ces outils nous aident à ajuster notre organisation en fonction des résultats observés et de la saisonnalité des flux, afin de garantir le respect de notre engagement contractuel en matière de gestion du temps d’attente.

Le service DOCRDV.FR de prise de rendez-vous médicale par internet édité par Accueilpro est proposé au tarif de 25euros seulement par mois et par praticien (premier mois d’essai GRATUIT) pour faciliter la prise de rendez-vous des patients et réduire encore plus le temps d’attente à l’accueil téléphonique mais également le coût de votre service de Secrétariat téléphonique médical !
Si un patient contacte votre cabinet médical, notre première mission est de ne pas le faire attendre !

Suivi des appels perdus côté Secrétariat. Tous les appels perdus sont rappelés.

  • Chaque appel perdu remonte dans la messagerie côté Secrétariat et fait l’objet d’un rappel immédiat.
  • Notre service VIP livre en priorité les appels arrivant du 15 et/ou d’une liste de numéros définis comme tel depuis votre base contact. Aucun appel prioritaire n’est perdu.
  • Les vendeurs de tapis peuvent être filtrés (indicatif géographique) afin de réduire l’attente téléphonique et le volume d’appels qui vous est facturé.

Suivi transparent du temps d’attente directement depuis votre Agenda

Grâce au journal d’activité, vous pouvez voir chaque jour en temps réel combien d’appels sont traités, par qui, les actions réalisées à l’occasion de ces appels.

Système VIP pour les appels du 15, les professionnels de santé, et certains patients présentant des pathologies importantes, selon vos besoins et votre cahier des charges.

La permanence téléphonique médicale AccueilPro a mis en place un système de traitement prioritaire de certains appels, entièrement paramétrable selon vos besoins, directement au sein des fiches patients.

L’objectif est d’assurer la réception immédiate et prioritaire des appels sensibles, comme ceux de patients nécessitant une surveillance renforcée, du SMUR, des pompiers, du SAMU ou encore de professionnels de santé situés à proximité directe de votre cabinet médical.

Ces solutions sont exclusivement disponibles avec notre agenda partagé Agendapro, développé depuis plus de 15 ans par nos équipes techniques.

Retraitement de tous les appels perdus 61h30 par semaine toute l’année en dehors des jours fériés.

Malgré une organisation de nos équipes de télésecrétaires voulue rigoureuse toute l’année, certaines périodes de la semaine et/ou de l’année sont propices à la génération de pics d’appels.

Accueilpro a développé dans son application Agendapro des écrans de suivi des temps d’attente, du nombre d’appels perdu, de la liste des appels perdus et intègre dans son travail quotidien le rappel systèmatique des patients n’ayant pas obtenu immédiatement de réponse.

Notre objectif est que toute l’année 100% de nos patients obtiennent une réponse à leur appel lorsqu’ils contactent votre Télésecretariat médical parceque l’image de votre cabinet médical est pleinement associée à la qualité de l’accueil téléphonique des patients.

100% DES PATIENS OBTIENNENT TOUTE L’ANNEE UNE REPONSE LORSQU’ILS CONTACTENT LE SECRETARIAT TELEPHONIQUE